Jak má vypadat nabídka vystoupení?

Co uděláš, když ti přijde poptávka na vystoupení? Co řekneš či napíšeš?

Jaké jsou nejběžnější chyby při tvorbě nabídek? Jak by měla vypadat správně napsaná nabídka vystoupení?

Vytvoření přehledné nabídky není nic složitého ani náročného. Přesto v tom mnoho kolegů z oboru stále plave. Rád bych tímto článkem pomohl jak jim, tak jejich klientům.

Když budeš psát jasné, stručné a vypovídající nabídky, bude se klientům s tebou líp pracovat a ty prodáš víc vystoupení. Jednání bude snazší pro obě strany a vyhneš se mnoha zmatkům a nedorozuměním.

Nabídka “per huba” funguje jen někdy

Ve středověké branži (mezi šermíři, tanečnicemi a středověkými muzikanty) bývá zvykem poptávky i nabídky řešit tzv. “per huba”, tedy po telefonu a velmi rychle. Funguje to obvykle celkem dobře, protože všichni zúčastnění se vzájemně znají a rozumí oboru.

V takové situaci je v pořádku, když Frantovi na poptávku odpovíš: “Jasně, přijedu a uděláme to stejně jako vždycky.” Franta s tebou totiž už mnohokrát spolupracoval, ví jaká děláš vystoupení, kolik jich hraješ za den a co k nim potřebuješ. Ví taky, jakou si účtuješ gáži.

Jak nabídku vnímá klient

Co ale uděláš, když tě poptá nový klient, který není z oboru? V takové situaci může být forma nabídky pro klientovo rozhodnutí důležitější, než kvalita show. Kvalitu show není schopen klient jako laik ze tvé prezentace pořádně posoudit. Díky formě nabídky ale pozná, jestli jedná s někým zkušeným a solidním.

Kdybych to měl říct na plnou hubu, tak nabídka klientovi odfiltruje dredaře, punkáče a smažky :+) Aby bylo jasno – nemám ani to nejmenší proti profíkům, kteří mají na hlavě dredy. Vadí mi lidi, kteří mají “dredatý” přístup k byznysu. A klientům taky.

Proč má smysl se nabídkami zabývat?

Představ si, že jsi sám v pozici klienta. Poptáváš řemeslníka na výrobu stolu. Jeden ti do telefonu řekne: “Jasně, to uděláme. Žádný starosti, šéfe. O detaily se nestarejte, to vyřešíme za běhu. Mně můžete věřit,” zatímco ten druhý se do telefonu vyptá, jaký stůl potřebuješ, jak si ho představuješ a kolik na něj máš peněz. Potom ti do mailu pošle tři možné varianty řešení včetně vizualizací všech tří variant, popisu jejich výhod a nevýhod, konečné ceny a dodací lhůty.

Kterého z těch dvou řemeslníků si vybereš? Asi toho druhého, že? Pokud teda náhodou ten první není tvůj kámoš. A úplně stejně se na to dívá klient, který u tebe poptává fireshow.

Takhle ne.

Jaké jsou nejběžnější chyby?

• Vůbec nabídku nesepsat a jen něco vylíčit do telefonu. V takovém případě je veliká pravděpodobnost nedorozumění.
• Vylíčit v nabídce všechny zahraniční úspěchy a napsat, že s námi nemohou šlápnout vedle apod. bez upřesnění obsahu nabídky.  To je prezentace skupiny, nikoli nabídka.
• Používání technických oborových pojmů jako double staff manipulation, site-swap či partner poi. Klient neví, co to je, nic mu to neříká.
• Neuvedení ceny – to je něco, co klienta zajímá nejvíc.
• Cena udaná složitým výpočtem namísto konečné ceny (cena za jednoho člověka je x, cesťák za kilometr je y, příplatek za bonusovou variantu je z%, sleva za více vystoupení je w%… Klient nechce počítat. Klient chce hned vidět, kolik ho daná věc bude stát.
• Nabídka bez potvrzení toho, že máš ty a všichni členové tvojí skupiny v daném termínu volno. Taková nabídka je klientovi prakticky k ničemu. Protože se snadno může stát, že si vás vybere a ty mu pak řekneš, že stejně nemůžete přijet.

Jakou má mít nabídka formu

• V první řadě by měla  být psaná. Nejlepší je poslat ji mailem (buď v těle mailu, nebo jako přílohu ve formátu pdf). Pak nemůže být pochyb o tom, co obsahovala a co ne. Já dávám přednost nabídce v těle mailu. Sice nevypadá až tak pěkně, ale je snadnější na odeslání i na přečtení a dobře se dohledává v historii mailů.

A co by měla obsahovat

• • Oslovení a stručný úvod (např.: “Vážený pane pořadateli, zasílám Vám slíbenou nabídku…”).
  • V úvodu může být též stručný text o tobě či tvojí skupině,  navrhovaném řešení.
  • Datum konání akce. To je velmi důležité. Datum akce zopakuj v nabídce, i pokud jste ho s klientem již probrali po telefonu. Člověk se snadno splete. Jasně tím taky sděluješ, že v daném termínu máš volno a budeš si termín držet pro daného klienta až do skončení platnosti nabídky.
  • Místo akce. U menších vesniček se vyplatí zmínit okres či PSČ. Už se ti taky někdy stalo, že jsi odjel na vystoupení do Žďára či Lhoty na druhé straně republiky? Není to nic příjemného.
  • Obsah nabídky (např.: “Ohňová show + žonglérská dílna”).
  • Parametry nabídky: počet vystoupení, počet účinkujících, délku trvání vystoupení.
  • Stručný popis vystoupení (light show s tanečními prvky, modelování balónků pro děti…).
  • Celkovou cenu včetně ceny materiálu, cestovních nákladů a DPH..
  • Případné další požadavky – ubytování, catering atd. Sem patří i oblíbený požadavek našeho Štěpána – koks a děvky :+)  Škoda, že jsme komedianti a ne rocková skupina. :+(

Co by mohla obsahovat navíc

• Technické podmínky. Já je do nabídky obvykle píšu jen poté, pokud jsou jiné, než je v branži zvykem. Technické detaily pak řeším s klientem až v další fázi jednání, avšak u představení, která mají specifické nadstandardní požadavky, tak u nich je do nabídky napíšu. Například pro Půlnoční cirkus potřebujeme prostor minimálně 15×15 metrů, pro závěsnou akrobaci Návraty výšku stropu 8 metrů apod.
• Odkazy na web. Chůdadlí nabídky vždycky obsahují linky na prezentaci jednotlivých vystoupení na webu. Tam si klient může o vystoupeních přečíst všechny detaily včetně technických podmínek. Nabídka v mailu přitom zůstává jasná a přehledná.

Můj favorit – doba platnosti nabídky

Datum, do kterého je nabídka platná, je pro mě velice důležitá věc. Dřív jsem psal nabídky bez data platnosti. Často se mi stávalo, že jsem dlouho čekal na vyjádření klienta, držel jsem mu termín, horečně ho naháněl, když přišla další poptávka na stejný termín a vůbec jsem to měl celé složitější.

V současnosti máme standardní chůdadlí platnost nabídky 14 dní. To je dostatečná doba, aby si klient mohl v klidu rozmyslet, zda nabídku přijme, nebo ne. Po dohodě dáváme dobu platnosti nabídky i delší. Pokud poptávka přijde na poslední chvíli, tak je samozřejmě kratší.

Pokud se klient do oněch 14-ti dnů neozve, můžu nabídku v klidu pustit z hlavy a vyjednávat o jiných zakázkách na daný termín. Stálým klientům většinou před zrušením poptávky pošlu mail, nebo jim zavolám, zda opravdu nemají zájem, nebo mi jen zapomněli napsat. Když ale tuším, že z nabídky stejně nic nebude, přesouvám nabídky hned po vypršení platnosti do složky zrušené a nic neřeším. Je to pro mě opravdu velké ulehčení práce.

Něco navíc – záruka spokojenosti

Každá chůdadlí nabídka obsahuje ještě jeden bonbónek navíc – záruku spokojenosti. Do nabídky píšeme, že pokud nebudete naším vystoupením nadšeni, nemusíte nám za něj platit.

Vypadá to riskantně, že? My ale víme, že si to můžeme dovolit. Za tři roky fungování téhle záruky se nám ještě nestalo, že by ji někdo chtěl využít. Naopak vím, že několik klientů to při prvním kontaktu přesvědčilo o naší důvěryhodnosti.

Pro nás to navíc není žádná novinka. Ani v minulosti jsme si nenechali zaplatit za těch pár vystoupení, která jsme nějak zvrzali. Jako když jsem jednou zapomněl naložit lampový olej na ohňovku a řešili jsme to z místních zdrojů olejem, který nechytal a strašně kouřil. Za tohle představení jsme se omluvili a nevzali jsme si za něj žádné peníze. I díky tomu nám klient zůstal a děláme pro něj pravidelně dál.

Jak si usnadnit práci

Psaní podobných nabídek pořád dokola může být otravné a náročné na čas. Mně ten proces pomohl velmi urychlit Textexpander. Je to zdarma dostupný doplněk webového prohlížeče.

Funguje tak, že pro často používané texty, jako například: “Dobrý den.”, si vytvoříte zkratku (v mém případě “dd”), po jejímž napsání se vám objeví celý text. Já mám takhle nachystané celé bloky textu: úvod nabídky, závěr nabídky s naší zárukou spokojenosti atd.

Co mě osobně velmi těší je to, že mi kolegyně Šárka nachystala zkratky, po jejichž napsání se objeví název vystoupení fungující zároveň jako link na prezentaci daného vystoupení na webu. Nemusím tedy složitě otvírat web, hledat vystoupení, kopírovat link, vkládat ho do mailu atd. Hlavně to nemusím při každém psaní nabídky dělat znovu. Nabídka také není “zatrpasličena” nevzhlednými odkazy.

Já Textexpander prostě miluju a šetří mi spoustu času.

Jak děláš nabídky ty

Píšeš nabídky? Jak a kam? Píšeš do nabídky něco navíc? Máš pocit, že jsem na něco důležitého zapomněl? Děláš něco jinak a lépe než já? Změníš přístup ke psaní nabídek po přečtení článku?

Jsi pořadatel?

Jsi pořadatel a musíš číst nabídky různých umělců? Jaké s tím máš zkušenosti? Poděl se s námi. Doufám, že díky tomuhle článku budeš dostávat nabídky jasnější a lépe strukturované a bude se ti snáz pracovat.

Napiš mi do mailu vitek@chudadlo.cz nebo do komentářů na Facebooku . Komentáře u článků na webu jsme kvůli obrovskému množství spamu museli zrušit.